Comment mesure-t-on un programme de conformité ?

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L’un des objectifs clés d’un programme de conformité est de démontrer son efficacité. De plus en plus de rapport d’évaluation démontre que les entreprises qui investissent dans des programmes de conformité sont plus rentables.

Récemment, « Ethics and Compliance Initiative » (ECI) a ajouté à la masse croissante de recherches par la publication de leur rapport intitulé « Measuring the Impact of Ethics and Compliance Programs » (the ECI Report)[1].

ECI a mené une « étude transversale du milieu de travail du point de vue des employés ». Le rapport se concentre sur l’impact des programmes d’éthique et de conformité sur le milieu de travail et plus particulièrement sur le rendement sur les investissements (ROI).

Le rapport définit cinq qualités essentielles des programmes d’éthique et de conformité :

  • Une stratégie de conformité qui est alignée à la stratégie d’affaires d’un organisme ;
  • Un solide programme de gestion des risques où les risques sont identifiés, assumés, gérés et atténués ;
  • Une forte culture d’intégrité dans l’ensemble de l’organisation ;
  • L’organisation encourage la transparence, le dialogue et valorise le signalement des inquiétudes ;
  • Quand un acte répréhensible se produit, les responsabilités sont clairement établies et assumées.

Tout en notant qu’à toutes les étapes du développement du programme de conformité l’organisme bénéficie d’un impact positif, ils augmentent littéralement de façon exponentielle lorsqu’un programme est présent et lorsque les employés perçoivent qu’il est présent. Les résultats sont impressionnants.

Premièrement, lorsque les employés sont encouragés à fonder leurs décisions d’affaires sur un ensemble de valeurs éthiques, les résultats favorables sont multipliés par 11.

Lorsque les employés estiment qu’il y a des conséquences pour les actes répréhensibles, les résultats éthiques favorables sont multipliés par 12.

Enfin, quand un engagement clair envers une culture de transparence était présent, les résultats éthiques favorables sont multipliés par 14.

En fin de compte, les programmes d’éthique et de conformité ont fait une grande différence.

Le rapport de l’ECI a noté que l’élément clé est que les employés « voient, entendent et ressentent » l’existence du programme d’éthique et de conformité.

Le rapport de l’ECI indique que lorsque les rétroactions pour des comportements conformes au programme d’éthique et de conformité étaient positives, les comportements éthiques favorables augmentaient par 10 fois.

Lorsqu’une entreprise répondait en temps opportun à un rapport d’acte répréhensible, les résultats éthiques favorables augmentaient par 16 fois.

Objectifs des programmes d’éthique et de conformité pour les organismes.

En se basant sur les résultats de recherche d’ECI, voici un ensemble de mesures par rapport auxquelles vous pouvez évaluer le programme de votre organisme, tel qu’il se présente actuellement et pour l’avenir :

  • Les dirigeants sont incités à agir avec intégrité.
  • Les valeurs et les normes sont clairement communiquées.
  • Les dirigeants sont chargés d’identifier et d’atténuer les risques en matière d’éthique et de conformité.
  • Les leaders créent un environnement où les employés sont habilités à soulever des préoccupations.
  • Le programme de conformité s’aligne avec les objectifs plus larges de l’entreprise.
  • Tous les employés doivent agir conformément aux valeurs de l’entreprise et sont tenus responsables s’ils ne le font pas.
  • Les employés reçoivent des conseils et du soutien pour la gestion des principales activités à risque.
  • Des ressources sont fournies pour aider les employés à prendre des décisions éthiques.
  • Des mesures disciplinaires sont systématiquement prises contre les contrevenants.
  • Les enquêtes sont objectives, cohérentes et équitables pour toutes les parties.
  • L’organisation fournit des voies de communication efficaces et variées.
  • Des processus proactifs sont mis en place pour empêcher les représailles.
  • L’organisation divulgue correctement les actes répréhensibles aux autorités.
  • Les principaux domaines de risque sont identifiés grâce à un processus d’évaluation robuste.

Le rapport de l’ECI a ensuite porté sur la question de savoir pourquoi les programmes d’éthique et de conformité ont de l’importance et a conclu que « la relation entre un programme d’éthique et de conformité et la culture d’une organisation est essentielle. »

La différence entre un programme réel d’éthique et de conformité et un programme papier est la différence entre le jour et la nuit. Dans les programmes d’éthique et de conformité, l’accent est mis sur la prise de décision éthique dans l’ensemble de l’entreprise et pas seulement dans la fonction de conformité de l’entreprise.

Bien que cela soit motivé par un engagement de la part de la direction de l’organisme, c’est le fait de prioriser la conformité dans le tissu de l’entreprise qui a le plus d’impact.

Le rapport ECI conclut que si une entreprise dépasse le stade du programme papier, elle démontrera de réels avantages à « bâtir une culture éthique forte, réduire les comportements répréhensibles et augmenter les signalements d’inquiétudes des employés lorsque des actes répréhensibles surviennent ».

De plus, lorsque les cadres supérieurs et les membres de la gouvernance de l’organisme reconnaissent leur rôle dans l’élaboration de la conduite d’un programme d’éthique et de conformité, celui-ci devient partie de la culture d’une organisation.

Le rapport ECI énumère plusieurs aspects par lesquels il faut commencer :

  • Les cadres supérieurs et la gouvernance de l’organisme doivent créer un environnement où les employés sont plus que simplement encouragés à soulever des préoccupations, ils sont habilités à le faire.
  • Les cadres supérieurs et la gouvernance doivent harmoniser le programme d’éthique et de conformité et ses fonctions avec les objectifs d’affaires globaux de l’entreprise.
  • Les membres de la haute direction et la gouvernance de l’organisme doivent indiquer clairement qu’il y a des conséquences réelles à faire des affaires conformément aux valeurs de l’entreprise.
  • Les employés doivent recevoir les outils et le soutien nécessaires pour faire des affaires de façon éthique et conforme.
  • Cela signifie que la fonction de conformité est présente et active dans la « fourniture de conseils et de soutien pour la gestion des activités et des transactions à risques ».
  • Enfin, il doit y avoir une justice institutionnelle.

[1] https://anticorruptiondigest.com/anti-corruption-news/2018/07/30/measuring-the-impact-of-ethics-and-compliance-programs-compliance-report/?ct=t(RSS_EMAIL_CAMPAIGN)&mc_cid=4625c26eb4&mc_eid=622c8bb3d9#axzz5MkB0SKwc

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