Enquêtes internes — Questions et réponses

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Décider de procéder à une enquête interne et ensuite la superviser constitue certainement l’une des tâches les plus délicates et périlleuses pour le dirigeant d’un organisme. Il est essentiel qu’une procédure détaillée ait préalablement été adoptée par la direction de l’organisme, tel que prévu à la clause 8.10 de la norme ISO 37001.

Le présent texte vise à répondre à certaines questions liées aux enquêtes internes.

Les procédures relatives aux enquêtes sur les signalements d’inquiétudes sont-elles claires concernant les rôles et responsabilités des membres de la fonction anti-corruption et des enquêteurs ?

En premier lieu, à qui s’adresse le signalement d’une inquiétude ? Il peut s’agir d’une fonction de l’organisme comme les finances ou les ressources humaines. Donc un processus de triage peut être nécessaire pour bien cerner la problématique.

Une partie du défi que pose la responsabilité de mener une enquête interne consiste à bien définir la portée de celle-ci dès le début.

Si la portée est trop étroite elle pourrait nuire à la crédibilité de l’organisme, de sa fonctions conformité et prêter flanc à la perception de camouflage.

Trop large et les enquêteurs pourraient perdre beaucoup de temps et les coûts de l’enquête pourraient devenir exorbitants. La perception qu’il s’agit d’une « expédition de pêche » serait très certainement évoquée.

Il est donc essentiel que les procédures prévues en cas de signalements d’inquiétudes définissent clairement les rôles et les responsabilités des dirigeants de l’organisme, les membres de la fonction anti-corruption et des enquêteurs.

Quel est le processus d’évaluation appliqué pour les cas de corruption ou de violations de la politique et des procédures anti-corruption ?

Dans tous les cas de signalement d’inquiétudes concernant des allégations de corruption ou des infractions aux lois et règlements en vigueur, le directeur de la conformité doit en être informé immédiatement.

Les impacts d’une enquête interne sur le fonctionnement de l’organisme et sur le climat de travail ne peuvent être ignorés.

Par conséquent, une évaluation rigoureuse du signalement doit être faite pour définir la nature et la portée des actions qui seront posées pour valider les faits et orienter l’enquête. Cette évaluation devrait prendre en compte les facteurs suivants :

  • La validation de la source des informations.
    • Qui est la source de l’allégation (dénonciateur interne, agence gouvernementale, lanceur d’alerte) ?
    • La source des informations est-elle fiable
    • Les informations sont-elles assez précises pour procéder à une enquête ?
    • Quelle est la nature de l’allégation (irrégularités comptables, corruption, violation à une politique ou une procédure) ?
    • Ampleur et complexité appréhendées
    • Qui est soupçonné de corruption ?
    • Quand les incidents de corruption allégués sont-ils survenus ?
    • Les acteurs de la corruption alléguée sont-ils internes ou des partenaires commerciaux ?

Durant cette phase d’analyse, il est important de ne pas poser de gestes qui pourraient nuire à l’enquête à venir ou être interprété comme une tentative de cover-up (i. e : faire des vérifications internes sans s’assurer de ne pas nuire à l’enquête éventuelle).

Une fois que les dirigeants de l’organisme ont des réponses à ces questions, la décision de conduire ou non une enquête formelle doit être prise et documentée adéquatement.

Enfin, suite au signalement d’inquiétudes, il est important d’agir avec rapidité pour éviter que les lanceurs d’alertes utilisent d’autres moyens pour signaler les allégations. Il n’est pas rare de constater que devant l’immobilisme ou la lenteur de l’organisme à réagir à un signalement, l’auteur de celui-ci choisit de transmettre l’information aux médias ou à des organismes règlementaires.

La phase d’analyse, quoiqu’importante et essentielle, ne peut constituer un motif pour procrastiner. Les vérifications pertinentes et les rencontres avec les personnes visées doivent être faites dans les 10 à 15 jours suivant le signalement.

Qui va enquêter ?

La première décision est de déterminer si l’enquête est conduite par des cadres de l’organisme ou est-elle confiée à des enquêteurs externes. Pour certains organismes, selon leurs tailles ou pour des raisons d’indépendance, la direction préfère externaliser la conduite d’enquêtes internes.

En deuxième lieu, il est important de s’assurer des compétences des enquêteurs dans le domaine de la corruption ainsi que l’indépendance de ceux-ci par rapport aux départements ou personnes visées par l’enquête.

Dans tous les cas, la conduite d’enquêtes internes doit se faire par des personnes compétentes et indépendantes qui possèdent de l’expérience dans ce domaine.

La politique et les procédures anti-corruption de l’organisme donnent-elles la légitimité et les moyens adéquats aux enquêteurs ?

Cette question est centrale dans la conduite d’une enquête interne. Peu importe que les enquêteurs soient internes ou externes, la légitimité de la conduite de l’enquête ne peut faire l’objet de doute de la part des employés ou des dirigeants des départements visés. Ainsi la politique anti-corruption de l’organisme doit être explicite sur la coopération attendue des employés dans les enquêtes internes.

De plus, les enquêteurs doivent avoir recours à des ressources suffisantes comme des conseillers juridiques ou des experts dans divers domaines, et obtenir les outils essentiels à la bonne conduite de l’enquête.

Ces outils peuvent se traduire par l’accessibilité aux personnes qu’ils désirent rencontrer, des locaux adéquats pour les rencontres, des budgets de déplacements et toutes les autres ressources qui peuvent s’avérer nécessaires.

Qu’implique la supervision d’une enquête interne ?

La conduite d’une enquête se fait par étapes qu’il faut suivre rigoureusement pour éviter les erreurs qui mineraient la crédibilité de la démarche.

Ces étapes sont :

  • Élaboration du plan d’enquête
    • Portée de l’enquête
    • Collecte de la documentation
    • Vérifications dans les systèmes de contrôles internes
    • Élaboration de la stratégie d’enquête
    • Élaboration du calendrier des échéanciers
    • Conduite d’entrevues
    • Analyse des données recueillies
  • Suivi périodique de l’enquête par le responsable de la fonction anti-corruption
    • Rencontres périodiques avec les enquêteurs pour suivre de déroulement de l’enquête et réorienter celle-ci si nécessaire
    • Évaluation du respect des échéanciers
    • Faciliter les rencontres avec des personnes clés, si requis
    • S’assurer du respect du plan d’enquête
  • Analyse du rapport final d’enquête
    • Respect du plan d’enquête
    • Respect de la portée de l’enquête
    • Analyse des faits
    • S’assure que les recommandations sont appuyées par les faits
    • S’assurer que les informations ont été recueillies dans les règles de bonne gouvernance d’enquêtes internes
  • Rencontre avec les enquêteurs pour obtenir des informations qui ne sont pas nécessairement contenues dans le rapport

Plusieurs informations contextuelles et utiles peuvent être absentes du rapport d’enquête final. Toutefois celles-ci peuvent être importantes dans l’application des recommandations du rapport. Il est donc important pour le superviseur de l’enquête, habituellement le responsable de la fonction anti-corruption, de recueillir ces informations. 

Comment assure-t-on la confidentialité des informations recueillies durant l’enquête ?

Il est important que les exigences de confidentialité soient clairement décrites dans les procédures relatives à la conduite des enquêtes internes.

Toute la documentation recueillie durant l’enquête (plan d’enquête, données des systèmes de contrôles internes, notes d’entrevues, procès-verbaux de rencontres de supervision, rapports préliminaires et finaux) doit être archivée de manière à en assurer la confidentialité et l’accessibilité restreinte aux personnes autorisées seulement.

Si l’enquête est externalisée, il est essentiel que les enquêteurs aient signé un engagement de confidentialité et que l’organisme s’assure que les notes personnelles de ces derniers soient détruites ou archivées de manière sécuritaire et contrôlée.

Quelles décisions peuvent découler d’une enquête interne ?

Dans l’éventualité où les inquiétudes signalées s’avèrent, il est important que les mesures disciplinaires ou autres soient cohérentes avec la politique anti-corruption de l’organisme.

Les mesures correctives doivent se baser sur les critères suivants :

  • Nature réelle de la violation — analyse objective des faits
  • Clarté et précision des politiques et procédures – Est-ce qu’elles étaient claires et précises ou laissaient-elles place à interprétation ?
  • Besoins de formation additionnelle — Est-ce un manque de formation ou de sensibilisation ?
  • Discipline ou congédiement – Une mesure disciplinaire est-elle suffisante ou si la violation à la politique ou la procédure anti-corruption est grave et brise le lien de confiance ?

Dans tous les cas, les mesures appliquées pour les cas avérés de manquements à la politique ou aux procédures anti-corruption doivent être pertinentes, justes, équitables et mesurées.

Doit-on communiquer les mesures prises ?

Un plan de communication peut s’avérer utile après la conclusion d’une enquête interne.

Chaque cas est un cas d’espèce, cependant de manière générale des mesures doivent être prises par la direction de l’organisme pour contrer les rumeurs, les interprétations erronées et les commentaires diffamatoires.

Étant donné que l’un des objectifs d’un système de management anti-corruption est de développer une culture anti-corruption au sein de l’organisme, il peut être pertinent de rappeler aux employés leur engagement en la matière et la détermination de la direction de faire respecter sa politique et ses procédures.

 

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